The Finance Game woordenboek
Zie dit blog als een financieel woordenboek of The Finance Game woordenboek. Ik leg zo veel mogelijk begrippen uit met betrekking tot de jaarrekening en de financiële administratie in begrijpelijke taal. Mis jij begrippen? Of leg ik begrippen niet duidelijk uit? Neem dan contact met mij op, dan leg ik het je graag uit en kan ik dit toevoegen aan het woordenboek.
Hoofdstuk 1 De jaarrekening
Jaarrekening – De jaarrekening is een jaarlijks financieel overzicht dat de financiële situatie van jou onderneming laat zien. De jaarrekening bestaat uit de balans, winst- en verliesrekening en toelichtingen hierop. De toelichtingen geven een gedetailleerder beeld van de balans en winst- en verliesrekening. De jaarrekening is bij een bepaalde grote van de onderneming wettelijk verplicht.
Balans – De balans laat de bezittingen en schulden van jouw onderneming zien. De balans is altijd ‘in balans’. Links (debet) staan je bezittingen zoals een pand, debiteuren, voorraad en je banksaldo. Rechts (credit) staan je schulden zoals crediteuren, te betalen belasting en leningen. Wat ook aan de creditzijde (rechts) staat is het eigen vermogen van de onderneming, daarover later meer.
Winst- & verliesrekening – De winst- en verliesrekening (W&V rekening) laat jouw behaalde omzet zien rechts (credit) en de gemaakte kosten links (debet). Kortom, de opbrengsten en kosten van de onderneming.
Wat is het verschil tussen de balans en de winst- en verliesrekening? – De balans geeft inzicht hoe gezond je onderneming is. Je kan de balans zien als de thermometer voor jouw onderneming, het laat zien of je griep hebt of niet. Stel de balans van jouw onderneming laat zien dat het griep heeft, je onderneming staat er niet gezond voor. Het is de winst- en verliesrekening die laat zien waar de griep door wordt veroorzaakt en wat het medicijn is om de griep te verhelpen. Je hebt beide overzichten nodig om het grote plaatje te zien en de samenhang tussen beide.
Balans
Activa – Activa zijn alle bezittingen van de onderneming. Dit ‘heeft’ jouw bedrijf op dit moment. Dit is opgedeeld in ‘vaste activa’ en ‘vlottende activa’.
Vaste activa – Vaste activa zijn bezittingen die langer dan één jaar in bezit zullen zijn van de onderneming. Een pand dat gekocht is door de onderneming bijvoorbeeld. Deze komt als vaste activa op de balans en wordt over de levensduur van het pand afgeschreven.
Materiële Vaste Activa – Materiële vaste activa (MVA) zijn zaken die jij aankoopt om jouw bedrijfsvoering te doen. Als jij een pand koopt waarin jij jouw bedrijf huisvest zet je deze als MVA op je balans. Als jij een machine koopt voor jouw productieproces, zet jij deze als MVA op jouw balans. Deze zaken gaan voor langere tijd mee en hier schrijf je over af (zie onderwerp afschrijvingen).
Immateriële Vaste Activa – Immateriële Vaste Activa (IVA) zijn niet-fysieke middelen die jij voor jouw onderneming hebt aangeschaft. De aanschaf van het recht om een bepaald product te verkopen in Europa bijvoorbeeld. Dit recht heeft een bepaalde waarde en zet je op jouw balans.
Deelnemingen – Deelnemingen zijn ondernemingen waarin jouw onderneming aandelen heeft. Jijzelf hebt niet de dagelijkse leiding binnen de deelneming.
Vlottende activa – Vlottende activa zijn bezittingen die korter dan één jaar in bezit zullen zijn van de onderneming. Een voorbeeld zijn debiteuren. Je verwacht dat debiteuren binnen de betaaltermijn zullen betalen. De betaaltermijn is over het algemeen maximaal 60 dagen. Kortom, binnen 60 dagen is de debiteurenstand afgelost en je banksaldo gegroeid.
Debiteuren – Debiteuren zijn klanten die producten bij jou hebben gekocht die nog moeten betalen. Jij hebt dus nog geld van de debiteur tegoed.
Banksaldo – Banksaldo is het geld dat jij op dit moment op jouw bankrekening hebt staan. Dit is echt geld, maar hoeft niet echt van jou te zijn (zie ook Eigen Vermogen hieronder).
Passiva – Passiva zijn de schulden van de onderneming en het Eigen Vermogen (zie onderwerp Eigen Vermogen). Passiva staat samen met het Eigen Vermogen op de creditzijde (rechts) van de balans. Het geeft aan hoe de onderneming is gefinancierd. Passiva is verdeeld in lang vreemd vermogen, kort vreemd vermogen en voorzieningen.
Lang vreemd vermogen – Lang vreemd vermogen zijn de schulden die zijn aangegaan voor een periode langer dan één jaar. Het bekendste voorbeeld is een lening van de bank.
Kort vreemd vermogen – Kort vreemd vermogen zijn schulden die zijn aangegaan voor een periode korter dan één jaar. Dit zijn crediteuren, de aflossingsverplichting voor het jaar van de banklening en te betalen belastingen.
Crediteuren – Crediteuren zijn leveranciers die producten aan jou hebben verkocht die nog betaald moeten worden. Jij ben de crediteur dus nog geld verschuldigd.
Voorzieningen – Voorzieningen zijn een puur boekhoudkundig trucje. Op papier zet jij geld opzij om op een later moment een verplichting te voldoen. Het is daarom een schuld, maar op dit moment weet jij nog niet precies hoe groot die schuld in de toekomst zal zijn. Een voorziening is daarom ook een schattingspost, wat inhoud dat jij als ondernemer moet inschatten wat die schuld in de toekomst gaat zijn. Als voorbeeld een garantievoorziening. Stel jij verkoop auto’s. Bij deze auto’s geef jij 5 jaar garantie, als er iets stuk is kan jouw klant terug komen en het laten herstellen. Op dit moment weet jij niet precies hoeveel auto’s in de toekomst stuk zullen gaan, en wat er precies stuk gaat. Wel heb je op dit moment omzet behaald. Door, op papier, een stukje van deze omzet te reserveren (een voorziening te treffen), laat je zien dat je in de toekomst kosten verwacht voor het repareren van de auto’s die kapot gaan.
Overlopende posten (overlopende activa en passiva) – Overlopende posten zijn facturen die in dit huidige jaar zijn ontvangen, terwijl de omzet of kosten in een ander boekjaar thuis horen. Stel, je krijg op 5 november 2020 een factuur voor software licentie voor het jaar 2021. Deze factuur moet binnen 30 dagen betaald worden, dus op 5 december 2020. Dit is een overlopend actief. Jij betaald nu (2020) voor kosten van volgende jaar 2021, jij hebt daarmee een jaar licentie te goed van de software verstrekker.
Eigen Vermogen – Eigen vermogen is het verschil tussen de activa (bezittingen) en passiva (schulden) van de onderneming. Eigenlijk is dit dus het verschil wanneer jij de bezittingen van de onderneming zou verkopen en de schulden hiervan zou betalen. Let op! Dit is niet gelijk aan het banksaldo.
Winst- en verliesrekening
Omzet – Omzet is het totaalbedrag aan verkopen van goederen en/of diensten in één boekjaar (exclusief BTW, zie onderwerp BTW). Omzet bestaat uit verkoopprijs en aantal verkochte goederen/diensten.
Bruto-omzet – Bruto-omzet is omzet zoals hierboven is beschreven.
Netto-omzet – Netto-omzet is bruto-omzet minus retour gestuurde goederen of betalingskortingen.
Directe kosten – Kosten die direct aan het eindproduct/dienst gerelateerd zijn. Voor het produceren van een stoel is de inkoop van de stoelpoten een directe kostenpost voor het eindproduct. De uren van de medewerker die de stoel in elkaar zet ook. In de dienstensector zijn het de uren die de medewerker echt aan het project werkt direct, overige uren zoals het bijhouden van zijn/haar urenadministratie op verschillende projecten zijn indirecte uren (zie onderwerp indirecte kosten).
Indirecte kosten – Kosten die gemaakt moeten worden om de onderneming te draaien maar niet direct bijdragen aan het eindproduct. De uren van de baliemedewerksters zijn indirecte kosten. Het is belangrijk dat klanten goed ontvangen worden, maar deze kosten zijn niet specifiek toe te schrijven aan het vervaardigen van het product. Andere voorbeelden zijn de huur van het pand, de koffie van de koffiemachine en de telefoonkosten. In de dienstensector zijn het de uren die niet aan de dienst besteed worden maar wel noodzakelijk zijn zoals trainingsuren.
Financiële baten en lasten – Dit zijn de opbrengsten en kosten uit financiële producten. Dit kan rente zijn op een banklening (last), dividend uitkering op aandelen (opbrengst) of bankkosten (last).
Incidentele baten en lasten – Dit zijn opbrengsten en kosten die niet uit je dagelijkse werkzaamheden komen. De verkoop van een deelneming of machine bijvoorbeeld. Als je een machine koopt voor jouw productie is dat om producten te maken. Stel je koopt een nieuwe machine en wil de oude verkopen. Die oude machine in volgens jouw boekhouding nog € 100 waard (aankoopwaarden minus afschrijvingen), maar de koper wil er € 110 voor betalen. Dat is mooi, dan heb je een incidentele baten (boekwinst) uit verkoop machine van € 10. Andersom kan natuurlijk ook, als de machine voor € 90 wordt verkocht heb je een incidentele last (boekverlies) van € 10.
Hoofdstuk 2 Financiële administratie
Grootboekrekening – Een grootboek rekening is een omzet- of kostensoort. Deze omzet- of kostensoort krijgt een naam, een label, zodat jij direct kan zien waarop deze omzet/kosten betrekking hebben. Voorbeelden uit mijn eigen administratie zijn ‘Af te dragen BTW 21%’, ‘Afschrijvingskosten’ en ‘Reiskosten’.
Journaalpost – Een journaalpost is de taal waarop de financiële gebeurtenissen in de financiële administratie worden verwerkt. Bij het verwerken van een verkoopfactuur ‘vertellen’ we dat de omzet hoger wordt, maar ook dat de openstaande debiteuren en af te dragen btw hoger worden. Deze taal, of journaalpost, zorgt ervoor dat de informatie van de verkoopfactuur vervolgens in de balans en W&V-rekening terecht komt zodat jij kan zien hoe jouw onderneming ervoor staat.
Hoofdstuk 3 Verslaggevingsregels
Wanneer jouw onderneming verplicht een jaarrekening moet opstellen zitten hier verslaggevingsregels aan verbonden. Er zijn verschillende manieren om de cijfers te presenteren. Binnen de Nederlandse wetgeving bestaan de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving (RJ of Dutch GAAP) en International Financial Reporting Standards (IFRS).
Nederlandse wet – De Nederlandse wet schrijft voor welke ondernemingen verplicht een jaarrekening moeten opstellen en deze laten controleren. Dit staat geschreven in het Burgerlijk Wetboek (BW) boek 2 titel 9. Zie voor de wetteksten Titel 9 Burgerlijk Wetboek Boek 2
Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving (RJ) – De Nederlandse wet schrijft niet tot in detail voor aan welke verslaggevingsvereiste de jaarrekening moet voldoen. Hiervoor is de Stichting voor de jaarverslaggeving opgesteld. Binnen deze Stichting is het de Raad voor de Jaarverslaggeving die de Richtlijnen opstelt. Deze Raad doet dit op basis van ontwikkelingen in het maatschappelijk verkeer. De Raad stelt nieuwe richtlijnen op en past bestaande richtlijnen aan indien noodzakelijk. Voor meer informatie over de Raad voor de Jaarverslaggeving zie RJnet.
International Financial Reporting Standards (IFRS) – IFRS is de internationale standaard voor jaarverslagen van bedrijven. Alle beursgenoteerde bedrijven in de EU zijn verplicht om op deze wijze de jaarrekening te presenteren.
Mis je begrippen? Neem dan contact met mij op.