Hoe stel je een kasstroomoverzicht op?
In dit blog neem ik je mee in het opstellen van de kasstroomprognose. Dit wordt ook wel de cashflowprognose of liquiditeitsprognose genoemd. Voor iedere ondernemer is de kasstroomprognose essentieel. Het is één van de belangrijkste onderdelen van het scorebord voor iedere onderneming. Een dergelijke prognose geeft inzicht in:
- Kasstromen op korte termijn en (middel)lange termijn;
- Uw mogelijkheden en beperkingen;
- Dreigende knelpunten in je dagelijkse operatie.
Met behulp van dit inzicht ben je in staat sneller te anticiperen en daarmee problemen te voorkomen of beperken. Het is immers een stuk eenvoudiger om vooraf een gesprek te hebben met je stakeholders dan wanneer bijsturen niet meer mogelijk is. Wil je meer informatie over de toegevoegde waarde van inzicht in je cashflow? Lees dan dit blog dat ik heb geschreven: Inzicht in je cashflow met een liquiditeitsprognose
Hoe stel je nu zo’n kasstroomoverzicht op? Waar moet je op letten? En als je de kasstroomprognose hebt opgesteld, wat dan? Dat zijn vragen die ik in dit blog beantwoord.
Het opstellen van een kasstroomprognose
Een goede kasstroomprognose gaat dertien weken vooruit. Banken zullen ook altijd om de 13 weeks prognose vragen. Mocht je al een kasstroomprognose hebben gemaakt is dit je startpunt. Heb je nog geen prognose? Dan start je de prognose begin deze week met het openingssaldo op je bankrekening van afgelopen maandag. Met behulp van een excelsheet bereken je aan de hand van alle verwachte inkomende en uitgaande geldstromen, het banksaldo aan het eind van deze week. Vervolgens voer je ook de verwachte geldstromen voor de weken erna in. Naast het berekenen van de eindsaldi is het interessant te berekenen hoeveel financieringsruimte je aan het eind van elke week over heeft: ook wel ‘headroom’ genoemd.
Verwerken van verbeteringen in de kaspositie
Voorbeelden die impact hebben op je kasstroomprognose zijn groei van je onderneming, het aannemen van personeel en investeren in (immateriële) activa. Mogelijk kom je tot de conclusie dat het nodig is om maatregelen te nemen om je kaspositie te verbeteren. Wellicht kun je zelf liquiditeiten vrij maken (bijvoorbeeld door te kijken naar rekening courant posities, management vergoedingen of dividend uitkeringen) of je stakeholders, zoals banken, overheid of leveranciers vragen om verlichting te bieden. Je aangepaste prognose laat zien wat het effect van deze maatregelen is op je banksaldo en head-room.
Sensitiviteit en scenario’s
De volgende stap in het opbouwen van jouw kasstroomprognose is het verwerken van sensitiviteit. Sensitiviteit geeft aan bij welke verandering van de werkelijkheid ten opzichte van jouw prognose, jouw head-room (negatief) veranderd. Een goed voorbeeld is de inkomende geldbeweging van de debiteuren. Je kunt met de sensitiviteit voor late of uitblijvende debiteurenontvangsten ‘spelen’ om zodoende gevoel te krijgen bij welk niveau liquiditeitsproblemen zich zullen voordoen. Bij welk percentage van late of niet betalende debiteuren kom jij in de problemen met het betalen van jouw facturen of het salaris van jouw medewerker.
Naast sensitiviteit, is het goed om verschillende scenario’s te hanteren in je liquiditeitsprognoses. Met de Covid-19 maatregelen in het achterhoofd kun je bijvoorbeeld kiezen om onderstaande drie scenario’s te hanteren:
- V-Scenario: Hierbij voorzie jij als ondernemer dat de overheidsmaatregelen slechts één of twee kwartalen impact heeft voordat je terug gaat naar je oude omzetniveau.
- U-Scenario: Hierbij voorzie je een impact op je omzet van meerdere kwartalen als gevolg van de overheidsmaatregelen, waarna je voorziet dat je omzet op den duur terugkeert op het oude niveau.
- L-Scenario: Hierbij ga je er vanuit dat je omzet niet meer terug zal gaan naar het niveau van voor de overheidsmaatregelen.
Let op! Bij deze scenario’s ga ik uit van negatieve gevolgen omdat veel ondernemers negatieve gevolgen ondervinden van de overheidsmaatregelen ten behoeve van de bestrijding van Covid-19. Indien jij in een branch zit waar de effecten van Covid-19 positief hebben bij gedragen aan de omzet, keer dan de letter om. Een V geeft daardoor juist een tijdelijke piek, bij het U-Scenario houdt de omzet piek langer aan en bij het L-Scenario blijft je omzet hoger dan voor de overheidsmaatregelen.
Houdt er rekening mee dat indien de gevolgen van Covid-19 langer aanhoudt, de scenario’s en sensitiviteit van groter belang worden voor jouw prognose omdat de onzekerheden groter worden.
Leren en anticiperen
Nu je weet hoe je een kasstroomprognose kan opstellen en weet dat je moet letten op sensitiviteit en scenario’s, ben je er dan? Nee, niet helemaal. Zoals aangegeven, de kasstroomprognose gaat 13 weken vooruit. Je zal wekelijks de prognose bij moeten werken. Door de werkelijke waarden van de afgelopen week te verwerken zie je hoe goed jouw inschatting geweest is. Door afwijkingen te analyseren te verwerken in de weken die nog voor ons liggen, verbeter je gaandeweg jouw model. Het lerend vermogen is het grote voordeel van het periodiek ‘aansluiten’ van je verwachtingen met de werkelijkheid. Zo ben je steeds beter in staat om verrassingen te voorkomen.
Meerdere ondernemingen; Bottom-up aanpak
Heb je meerdere ondernemingen of business units? Dan heeft het de voorkeur om uw liquiditeitsprognose bottom-up op te bouwen: Er worden kasstroomprognoses opgesteld op het niveau van de onderliggende entiteiten, welke middels formules of consolidatietools in een ‘topsheet’ worden geconsolideerd. Ook de verwerking van verbeteringen, sensitiviteit en scenario‘s dienen bottom-up per onderneming / business unit opgebouwd te worden. Dit geeft je niet alleen inzicht in totaalniveau, maar laat ook zien als er op entiteitsniveau bottlenecks ontstaan.
Wat te doen als ik op korte termijn liquiditeitsproblemen verwacht?
In geval van verwachte liquiditeitsproblemen wil je zo snel mogelijk onderzoeken welke mogelijkheden je hebt om de kaspositie te verbeteren. Bepaal of je zelf liquiditeiten vrij kan maken en ga in gesprek met je stakeholders. Wellicht kun je:
- Gebruik maken van steunmaatregelen overheid;
- Uitstel van belasting betaling aanvragen;
- Betalingsafspraken maken met uw financiers of leveranciers;
- Uw debiteuren motiveren om eerder te betalen.
Direct aan de slag
De kasstroomprognose is een belangrijk onderdeel van het scorebord van The Finance Game. Het is niet eenvoudig en veel ondernemers hebben moeite met het opstellen en bijhouden van deze stuurinformatie. Hier meer over weten of direct aan de slag? Neem dan vrijblijvend contact met mij op, dan help ik je graag verder jouw financiële handigheid te ontwikkelen.